Perlukah Menggunakan Software Restoran?

Saya pernah bertemu dengan seseorang yang akan membuka restoran Chinese Food yang sangat besar, kira-kira 8 lantai. Karena saya tahu bahwa orang ini telah berpengalaman dalam dunia restoran, saya yakin bahwa restoran ini akan sangat ramai dikunjungi nantinya. Ketika saya mendatangi orang tersebut, ia mengatakan bahwa ia tidak akan menggunakan sistem Point Of Sales untuk mengatur operasional restorannya. Alih-alih, ia akan menggunakan cara manual saja.

Saya agak kaget mendengarnya. Bagaimana mungkin mengatur operasional restoran 8 lantai dengan cara manual? Apalagi, restoran Chinese Food biasanya memiliki menu yang sangat beragam dan banyak, dan tentunya pengaturannya inventory cukup rumit. Tapi, memang begitulah keputusan dari owner tersebut.

Kalau kita perhatikan, sampai saat ini masih ada saja restoran-restoran yang menjalankan operasionalnya secara manual. Sebenarnya, sejauh manakah kita perlu menggunakan sebuah sistem komputer untuk mengatur operasional sebuah restoran?

Untuk menjawab hal tersebut, ada beberapa hal yang perlu dijadikan pertimbangan:

1. Luas restoran.

Kalau hanya menjalankan sebuah rumah makan kecil, tentunya tidak perlu menggunakan software restoran. Kalaupun mau, cukup dengan cash register biasa saja. Tetapi, kalau restoran tersebut cukup luas, sekitar lebih dari 20 meja, atau memiliki lebih dari 2 lantai, maka menggunakan software restoran kiranya menjadi penting.

Bayangkan, jika tidak menggunakan sistem POS, waitress akan berlari kesana-kemari untuk melayani tamu, mengantar order form ke dapur (bayangkan jika dapur letaknya sangat jauh, atau di lantai atas), mengantarkan bill ke tamu, dan sebagainya.

Selain itu, biasanya POS restoran terdapat layout restoran di layar monitor, sehingga hal ini akan memudahkan manager atau supervisor mengetahui meja yang kosong dan terisi (restaurant monitoring). Hal ini tentunya sangat memudahkan memberikan pilihan meja yang kosong kepada tamu.

2. Restaurant traffic.

Kalau restoran Anda memiliki trafik pengunjung yang tinggi dan selalu padat, bisa dipastikan operasional dituntut menjadi serba cepat. Biasanya, kalau sudah begitu, akan terjadi banyak human-errors. Entah itu salah hitung bill, salah masak menu, salah kirim menu, salah cetak bill, dll. Jika sudah demikian, maka tamu akan menganggap layanan dari restoran tersebut tidak profesional dan tidak becus.

Oleh karena itu perlu digunakan point of sales untuk restoran dengan trafik tamu yang tinggi. Hal ini untuk mengurangi human-errors, tanpa mengurangi efektifitas operasional. Semua staff tetap bisa bekerja dengan cepat, tetapi masih dalam keadaan yang terkontrol.

3. Apakah owner selalu di tempat atau tidak.

Salah satu kegunaan paling penting dari sebuah software restoran bagi owner adalah tersedianya laporan-laporan penjualan secara otomatis. Jadi, setiap transaksi, asalkan si kasir mencetak struk bill, maka akan tercatat secara otomatis di laporan penjualan. Dengan demikian, owner dapat mengetahui omset penjualan cukup dari laporan tersebut, tanpa harus mengawasi langsung dari restoran.

Dengan demikian, sistem ini juga dapat mencegah terjadinya "transaksi tidak jujur" oleh karyawan yang tidak bertanggung jawab. Jika owner adalah tipe orang yang selalu berada di tempat untuk mengawasi berjalannya bisnis restoran dia, maka tanpa adanya sistem point of sales kiranya juga tidak masalah. Tapi, biasanya yang namanya owner itu jarang ada di tempat.

Nah, kalau demikian, dengan adanya software seperti inilah owner tidak perlu mengawasi terus menerus kinerja restorannya, tetapi cukup melihat laporan-laporan yang tersedia secara otomatis dan dapat dengan mudah ditarik.

Jadi, apakah Anda akan menggunakan software restoran untuk bisnis Anda?